Використання ЕЦП при оформленні первинних документів

Новини E-DOC: Використання ЕЦП при оформленні первинних документів - роз'яснення ДФСРоз’яснення щодо того, коли ЕЦП прирівнюється за правовим статусом до власноручного підпису (печатки), надано ДФС у своєму листі №9985/6/99-95-42-01-16-01-15 від 04.05.2016г.

Сервіс E-DOC звертає увагу підприємців будь-якої системи оподаткування, юросіб і компаній, що первинні документи в електронному вигляді застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. При цьому зберігається юридична і доказова сила документа.

Законодавчі норми призводять до необхідності користувачів ЕЦП підтвердити особу підписувача (автора) і, для повноцінного існування електронних документів, забезпечити цілісність таких документів протягом часу їх використання і зберігання.

При оформленні первинних документів в електронному вигляді потрібно розуміти, що створення електронного документа може завершуватися накладенням електронного підпису, який на відміну від ЕЦП використовується суб’єктами електронного документообігу виключно на договірних засадах і призначений тільки для ідентифікації автора.

Згідно п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому Наказом Мінфіну №88, первинні документи в електронному вигляді застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, а також – законодавства в сфері ЕЦП.

Й, оскільки оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність, то Положенням зафіксовано, що первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність, створені у формі е-документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації таким чином, щоб на цих носіях їх цілісність можливо було перевірити. Ця необхідність діє протягом всього періоду зберігання документа, так само, як і для відповідних документів на папері.

ДФС відзначає, що за правовим статусом ЕЦП прирівнюється до власноручного підпису (печатки), якщо:

  • ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
  • під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення ЕЦП;
  • особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Нагадаємо, що під час підписання електронних документів в сервісі електронного документообігу E-DOC можливо безконфліктне використання ключів будь-якого АЦСК.