Електронний документ повинен бути підтверджений цифровим підписом

цифровий підпис, ЕЦП, електронний документ, закон про електронний документообіг, ДФС, Е-ДОК,  E-DOC,Цікавий запит щодо того, чи вважається електронною накладною, яка засвідчує факт доставки товару залізничним транспортом, залізнична ТТН, що була отримана електронною поштою, розглянула ДФС у Рівненській області і надала роз’яснення в своєму листі № 573/10/17-00-15-02-10 від 09.03.2016р. В ньому рівненька ДФС зазначає, що, відповідно до п. 1.4 розд. I спільного наказу Мінінфраструктури та Міндоходів і зборів від 30.05.2013 № 331/137 «Про затвердження Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті», перевізний документ є розрахунковим документом установленої форми, оформлений на відповідному бланку перевізного документа чи сформований в електронному вигляді, що засвідчує укладення договору між залізницею і пасажиром (вантажовласником) на перевезення вантажу, вантажобагажу, багажу й видається пасажиру (відправнику, одержувачу багажу, вантажобагажу, вантажу) після оплати ним вартості цієї послуги.

Щоб оформити перевезення вантажів в межах залізниць України, необхідно використовувати накладну внутрішнього сполучення. Форма і порядок заповненя такої накладної затверджений наказом Мінтраспорту від 21 листопада 2000р. №644. Так, згідно зазначених у ньому Правил оформлення перевізних документів, накладна може оформлятися і надаватися в електронному вигляді, проте, з обов’язковим накладенням електронного цифрового підпису.

Згідно статті 4 Закону №852-IV від 22.05.2003р. “Про електронний цифровий підпис”, ЕЦП призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів.

Фізичні та юрособи є суб’єктами електронного документообігу і використовують ЕЦП у своєму обміну електронними документами задля ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Таким чином, ДФС акцентує увагу підприємців, що електронний документ повинен бути підтверджений електронним цифровим підписом, накладеним відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Нагадаємо, що в сервісі E-DOC є можливість підписання документів ЕЦП, надаючи тим самим документу юридичну значущість.