При проверках придется предоставлять копии первичных документов, составленных в электронной форме

E-DOC: порядок предоставления документов при проведении налоговых проверок в случае ведения бухучета в электронной формеЗаконодательные изменения не перестают диктовать новые правила предпринимателям и предприятиям всех форм собственности. Рассмотрим порядок предоставления документов при проведении налоговых проверок в случае ведения бухучета в электронной форме

E-DOC обращает ваше внимание, что в Закон «Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине» №996-XIV от 16.07.1999г. были внесены изменения, которые вступили в силу с 03.01.2017г.

Напомним, изменения коснулись статуса первичных документов, обязательных реквизитов и т. д. в связи с принятием Закона по устранению административных барьеров для экспорта услуг.

Налоговики в письме ГФС от 04.01.2017 № 30/6/99-99-15-02-02-15 отметили порядок предоставления документов при проведении налоговых проверок в случае ведения бухучета в электронной форме.

Порядок ведения бухучета в электронной форме

Согласно Закона о бухучете (п. 2 ст. 9) определено, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме. Но в обоих случаях такие документы должны иметь обязательные реквизиты, определенные этой же нормой Закона.

Напомним, что первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

При ведении бухучета в электронной форме нужно еще помнить о норме п. 6.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете №88. Ею предусмотрено, что первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в такой форме, которая позволяет проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге. Уточним, что сервис E-DOC хранит электронные документы сроком от 3-х лет, согласно законодательству.

По составлению и хранению первичных документов в электронной форме Минфин предоставлял разъяснения еще в 2013 году (письмо от 11.09.2013г. №31-08410-07-10/26621).

Использование копий первичных документов, составленных в электронной форме

Особое внимание уделите п. 6 ст. 9 Закона № 996! В этой норме закреплено обязательство предприятий за свой счет изготовить копии документов, составленных в электронной форме, на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

А вот по норме п. 85.8 НК налоговики при проведении проверок имеют право получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии).

Основываясь на норме п. 6 ст. 9 Закона №996 и на п. 85.8 НК налоговики сделали вывод: «налогоплательщики, осуществляющие ведение документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов в электронном виде, обязаны при проведении проверок предоставить должностным лицам контролирующего органа по их требованию копии документов, относящихся к предмету проверки».

При этом, по мнению налоговиков, копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое заверено в порядке, установленном законодательством.

Но такую позицию по предоставлению копий документов ГФС указывала в своих разъяснениях и ранее: письмо от 05.05.2016г. №10089/6/99-99-14-03-03-15.

Очевидно, что при проверках налоговики все же будут настаивать на предоставлении бумажной копии тех документов, что были составлены в электронной форме.

Также напомним, что с 3 января 2017 года первичные документы имеют новый статус и в связи с этими изменениями уже готовятся изменения к Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете.

Share on Google+0Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn0Share on VK