Первичные документы в электронной форме имеют юридическую силу

Новости E-DOC: Первичные документы в электронной форме имеют юридическую силу

Если первичный документ оформлен в соответствии с требованиями действующего законодательства, то такой электронный документ имеет юридическую силу, — обратили внимание предпринимателей столичные налоговики.

Письмо ГФС в г. Киеве №2849/К/26-15-13-02-15 от 07.04.2016г., в котором налоговики рассматривали правовые основы применения упрощенной системы налогообложения, учета и отчетности, подтолкнул фискальные органы к тому, чтобы отдельное внимание уделить электронным документам.

Так, отмечается, что оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП) автора.

Также, каждый экземпляр электронного документа считается оригиналом, если вы отправляете электронный документ нескольким адресатам или просто сохраняете его на нескольких электронных носителях информации.

Если же автор, создавая электронный документ, создает идентичный документ и на бумаге, с теми же реквизитами и информацией, то все они являются оригиналами и будут иметь одинаковую юридическую силу.

Сервис электронного документооборота E-DOC обращает ваше внимание на то, что оригинал электронного документа должен:

  • давать возможность доказать его целостность и подлинность в порядке, определенном законодательством;
  • в установленных законодательством случаях может быть предъявлен в визуальной форме отображения, в том числе — в его бумажной копии.

Юридическая сила электронного документа не может быть отвергнута исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.

Об ЭЦП же отметим, что, согласно Закона «Об электронной цифровой подписи», она имеет правовой статус такой же, как и собственноручная подпись (печать) если:

  • ЭЦП подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;
  • во время проверки использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент наложения ЭЦП;
  • личный ключ подписанта соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.

И электронная подпись не может быть признана недействительной лишь потому, что имеет электронную форму или не основывается на усиленном сертификате ключа.

Как проходит проверка документов контролирующими органами, если вы используете электронные документы.

Согласно п. 85.4 НКУ должностные лица, которые проводят проверку, имеют право получать у налогоплательщиков должным образом заверенные копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов, платежей, нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы.

Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностным лицом и скреплены печатью (при наличии). Копия электронного документа на бумажном носителе должна быть засвидетельствована в порядке, установленном законодательством.

Согласно Закону «Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине» №996- XIV от 16.07.1999г., в сервисе E-DOC электронные документы имеют все необходимые, обязательные поля для заполнения, при подписании электронного документа, согласно Закону № 852- IV от 22.05.2003 г. «Про электронную цифровую подпись», система использует только валидные ЭЦП, также при подписании фиксируется метка времени, согласно Постановлению КМУ №680 от 26.05.2004 г. «Про утверждение Порядка засвидетельствования наличия электронного документа ( электронных данных ) на определенный момент времени». Таким образом E-DOC придает документу юридическую значимость.

Пренебрежение такими правилами, может привести к невыполнению предпринимателями требований к первичным документам и другим документам, связанных с расчетом и уплатой налогов и сборов, которые ведутся в электронном виде, необходимых для их признания ГФС. Соответственно, ГФС не будет признавать их подтверждающими документами.

Поэтому E-DOC рекомендует использовать наш сервис для получения электронных юридически значимых документов, так как все документы оформляются в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Share on Google+0Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn0Share on VK