Использование ЭЦП при оформлении первичных документов

Новости E-DOC: первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информацииРазъяснения о том, когда ЭЦП приравнивается по правовому статусу к собственноручной подписи (печати), ГФС предоставило в своем письме №9985/6/99-95-42-01-16-01-15 от 04.05.2016г.

Сервис E-DOC обращает внимание предпринимателей на любой системе налогообложения, юрлиц и компаний, что первичные документы в электронном виде применяются в бухучете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. При этом сохраняется юридическая и доказательная сила документа.

Законодательные нормы приводят к необходимости пользователей ЭЦП подтвердить личность подписанта (автора) и, для полноценного существования электронных документов, обеспечить целостность таких документов в течение времени их использования и хранения.

При оформлении первичных документов в электронном виде нужно понимать, что создание электронного документа может завершаться наложением электронной подписи, который в отличие от ЭЦП используется субъектами электронного документооборота исключительно на договорных началах и предназначен только для идентификации автора.

Согласно п. 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Минфина №88, первичные документы в электронном виде применяются в бухучете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте, а также – законодательства в сфере ЭЦП.

И, так как оригинал электронного документа должен давать возможность доказать его целостность и подлинность, то Положением зафиксировано, что первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации таким образом, чтобы на этих носителях их целостность возможно было проверить. Эта необходимость действует весь период хранения документа, как и для соответствующих документов на бумаге.

ГФС отмечает, что по правовому статусу ЭЦП приравнивается к собственноручной подписи (печати), если:

  • ЭЦП подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;
  • во время проверки использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент наложения ЭЦП;
  • личный ключ подписанта соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.

Напомним, что при подписании электронных документов в сервисе электронного документооборота E-DOC возможно бесконфликтное использование ключей любого АЦСК.

Share on Google+0Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn0Share on VK